Privacyverklaring sollicitanten
Verklaring bescherming van persoonsgegevens van sollicitanten bij Motena en haar merken.
Motena is een zorgorganisatie waar mensen en medewerkers steeds op de eerste plaats gezet worden. We bieden kwaliteitsvolle en betaalbare zorg aan, met mogelijkheden voor elke klant om zich in iedere fase van zijn leven te ontplooien en met extra aandacht voor kwetsbare personen.
Motena is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten voor de verschillende merken die deel uitmaken van Motena. Motena hecht veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van alle personen van wie wij gegevens verzamelen. We behandelen deze gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving. We doen er alles aan om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, openbaarmaking, ongeoorloofde toegang of oneigenlijk gebruik.
Deze privacyverklaring informeert jou als sollicitant over wat Motena doet met de persoonsgegevens die zij verzamelt en over jouw rechten inzake gegevensbescherming. Deze privacyverklaring geeft weer met welk(e) doel(en) persoonsgegevens worden verwerkt, welke verwerkingsactiviteiten de persoonsgegevens ondergaan en welke rechten jij als betrokkene kunt uitoefenen.
Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke
Motena
Rolariusplein 8, bus 201, 8800 Roeselare
Contactgegevens functionaris voor gegevensbescherming (DPO)
Motena heeft een functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer – DPO) aangesteld.
E-mail DPO: info@motena.be
Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Motena verwerkt persoonsgegevens die je doorgeeft bij het invullen van het sollicitatieformulier en tijdens de sollicitatieprocedure, al dan niet d.m.v. bestanden (bv. CV, brief), persoonlijke contacten, telefoongesprekken en/of e-mail. Het gaat om volgende gegevens:
Identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer)
Persoonlijke kenmerken (geboortedatum, geslacht, geboorteplaats nationaliteit, taal, rijksregisternummer, ...) enkel van toepassing bij studenten en flexi-jobs vacatures.
Opleiding en professionele loopbaan (CV, diploma’s, werkervaring, visum uitgereikt door FOD Volksgezondheid); Eventueel hobby’s en interesses
Andere gegevens met het oog op je sollicitatie die door jou zijn verstrekt of die over jou bekend zijn
Eventueel een foto (indien door jou vrijwillig bezorgd);
Andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wettelijke verplichting (bv. uittreksel strafregister)
Relevante gegevens en persoonskenmerken voor de selectie van bepaalde functies / profielen waarvoor Motena samenwerkt met een extern assessor
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden zoals beschreven in dit document. Elke wijziging van persoonsgegevens meld je onmiddellijk en spontaan aan de selectiedienst of betrokken merk van Motena.
Waarvoor worden de persoonsgegevens verwerkt en wat is de verwerkingsgrond?
Wij verwerken je persoonsgegevens in eerste instantie om je kandidatuur te beoordelen, sollicitatiegesprekken te organiseren, assessments uit te voeren en verdere stappen te zetten met het oog op een mogelijke indiensttreding. Deze verwerking is noodzakelijk om op jouw verzoek maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een arbeidsovereenkomst (artikel 6.1.b GDPR).
In bepaalde gevallen verwerken wij je persoonsgegevens omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Dit kan onder meer inhouden dat wij bepaalde gegevens moeten verifiëren of opvragen in het kader van toepasselijke arbeids-, sociale of andere wettelijke verplichtingen die verband houden met een mogelijke aanwerving. Wanneer de wet dit voorschrijft voor de betrokken functie, kan in de gevallen waarin wordt overgegaan tot een aanwerving ook een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd of geverifieerd. Deze verwerkingen gebeuren op basis van een wettelijke verplichting (artikel 6.1.c GDPR).
Indien wij je persoonsgegevens na afloop van de selectieprocedure wensen te bewaren met het oog op toekomstige vacatures of andere carrièremogelijkheden binnen Motena of haar merken, vragen wij hiervoor vooraf je toestemming (artikel 6.1.a GDPR). Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken. De intrekking van je toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking. Wanneer je sollicitatie leidt tot een aanwerving, kunnen de persoonsgegevens die in het kader van de selectieprocedure werden verzameld, voor zover relevant en noodzakelijk worden opgenomen in je personeelsdossier en verder worden verwerkt in het kader van het personeelsbeheer en de uitvoering van de arbeidsrelatie. Vanaf dat moment is ook onze privacyverklaring voor medewerkers op jou van toepassing.
Is het verstrekken van gegevens verplicht?
Het verstrekken van gegevens die relevant zijn voor de beoordeling van jouw kandidatuur is noodzakelijk om deel te nemen aan de selectieprocedure. Indien je bepaalde gegevens niet verstrekt, kan dit tot gevolg hebben dat Motena jouw kandidatuur niet verder kan behandelen.
Wettelijk verplichte gegevens worden enkel gevraagd wanneer dit noodzakelijk is voor de functie.
Wat zijn je rechten als sollicitant?
Je kunt je persoonsgegevens inkijken, laten verbeteren, ze laten verwijderen of in bepaalde gevallen de verwerking ervan laten beperken. Je kunt ook een kopie van je persoonsgegevens vragen of de gegevens laten overdragen.
Wanneer de verwerking van bepaalde persoonsgegevens berust op toestemming, heb je het recht om deze toestemming in te trekken.
Een verzoek tot inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, gegevensoverdracht of intrekking van de toestemming, kan gericht worden aan rekrutering@motena.be mèt bewijs van je identiteit.
Een verzoek zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 1 maand na verkrijging worden beantwoord.
Hoe lang worden de gegevens opgeslagen (bewaartermijn)?
Motena bewaart de gegevens 1 jaar na sollicitatie. Indien je bent opgenomen in de talent pool, ontvang je 30 dagen voor het verlopen van de bewaartermijn een mail met de vraag voor goedkeuring om een extra jaar te verlengen.
Aan wie worden verzamelde persoonsgegevens overgemaakt?
Jouw persoonsgegevens worden niet verkocht noch verdeeld naar of ter beschikking gesteld aan andere organisaties, met uitzondering van IT-dienstverleners een extern assessor waarmee Motena samenwerkt o.b.v. een overeenkomst.
Met deze derde partijen/ onderaannemers maakt Motena de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Zij mogen jouw gegevens enkel verwerken in opdracht van Motena.
Jouw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Vertrouwelijkheid, beheer en beveiliging
Motena verbindt zich ertoe om de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van je persoonsgegevens te waarborgen. De verwerking gebeurt conform de Europese Verordening 2016/679 (GDPR of AVG) van 25 mei 2016.
Motena bewaart je persoonsgegevens in beveiligde databases en op papier in afgesloten dossiers, beheerd door de selectie- en HR-diensten van Motena of haar merken.
Motena neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen, rekening houdend met de aard van de gegevens en de risico’s, waaronder:
Toegangscontrole en rolgebaseerde machtigingen;
Geheimhoudingsplicht voor medewerkers;
Beveiligde IT-systemen en regelmatige updates;
Back-ups en herstelprocedures;
Periodieke evaluatie van de beveiligingsmaatregelen.
Geautomatiseerde besluitvorming
Motena maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profiling in de zin van art. 22 GDPR bij de beoordeling van sollicitaties.
Klachten
Bij indruk of aanwijzingen van misbruik of mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan direct contact op met de selectiedienst (rekrutering@motena.be). Je wordt zo snel mogelijk verder geholpen.
Heb je toch nog vragen of geraak je er niet uit? Dan kun je contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming via info@motena.be.
Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (vroegere Privacy commissie), dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming in België (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).
Wijziging privacyverklaring
Motena kan haar privacyverklaring en haar beleid met betrekking tot persoonsgegevens wijzigen. Wijzigingen worden aangekondigd op de website www.motena.be
We adviseren je om de verklaring geregeld opnieuw na te kijken.
Laatst bijgewerkt: juni 2026
